Nå i vår fikk avisen Kvinnheringen Landslaget for lokalavisers (LLA) journalistpris for å ha avdekket svært dårlig journalføringspraksis i Kvinnherad kommune. Dette er forbilledlig journalistikk som bidrar til å verne innbyggernes krav på åpenhet og innsyn i forvaltningen.

Lokalavisen Kvinnheringen hadde i lang tid hatt mistanke om at administrasjonen i kommunen ikke journalførte dokumenter slik loven krever. De mistenkte altså at alt ikke ble registrert riktig.

Hver dag et helt år gikk avisen gjennom alle offentlige postlister i kommunen. Det systematiske arbeidet avslørte at kommunen slurvet med journalføringen, og avisen kunne dermed forteller leserne sine at mye kommunal informasjon som innbyggerne skulle kunne sett, ikke var tilgjengelig.

Forutsetningen for å kunne kikke kommunen i kortene er nemlig at saksdokumentene blir registrert på riktig måte og gjort tilgjengelig via offentlig journal.

Tilsyn styrker innsynsretten

Kommunale arkiver inneholder mye rettighetsdokumentasjon og andre viktige opplysninger for enkeltpersoner, men også firmaer, foreninger og lag. Kommunen er den delen av det offentlige som kommer oss nærmest og berører oss mest direkte.

Arkivene blir derfor spesielt viktige både for å kunne dokumentere dine og mine rettigheter og plikter, men ikke minst er de viktige for kommunen selv, som skal dokumentere hva som er gjort for innbyggerne og andre som påvirkes av kommunen.

En av Arkivverket sine viktigste oppgaver er å føre tilsyn med offentlig forvaltning. I vår skal vi for eksempel på en rekke tilsyn i kommuner over hele Norge. Vi drar til Båtsfjord, Bærum, Oppdal, Iveland og Askøy, for å nevne noen.

Når vi utfører tilsyn i kommunene er det nettopp journalføring og sikring av digitalt produsert og lagret informasjon som står i fokus.

Vi legger mye arbeid i å sjekke hvordan kommunene følger opp sin plikt med å lage og sikre arkiver. Det er en stor oppgave, og det går år mellom hver gang en kommune får tilsyn.

Det er derfor flott at også lokalaviser som Kvinnheringen holder øye med og undersøker kommunenes virksomhet.

Folk bør følge med

Men det er ikke bare journalister som kan følge med og kontrollere. Alle har rett på innsyn - faktisk i det meste av det som skjer i kommunen. Det er bare spesielt taushetsbelagte saker som for eksempel andres klientsaker hos NAV og barnevern du ikke kan kreve innsyn i.

Også vi som innbyggere bør følge med på postlistene til kommunen, for å se hva som rører seg på rådhuset, og for å se hva som er planlagt fremover.

Men også fordi åpenhet og innsyn er avgjørende for et levende lokaldemokrati. Her kan vi selv finne ut om vi blir fortalt hele sannheten, og om byråkratene og politikerne gjør jobben sin.

Du kan for eksempel sjekke at din egen henvendelse om garasjebygg eller klage på brøyting er registrert. Vi kan til og med undersøke om avisen gjør jobben sin - altså om de finner frem til og skriver om viktige saker som kommunen jobber med.

Reglene for journalføring

En forutsetning for innsyn er at kommunens saksdokumenter blir registrert og gjort tilgjengelig på offentlig journal. Hvis eposter, brev og dokumenter ikke blir registrert riktig, kan vi heller ikke finne dem, eller be om å få se dem.

Hvordan er reglene for registrering i kommunene? Litt forenklet kan vi si at alt skriftlig som kommunen får eller sender om en sak, skal registreres hvis det dokumenterer noe i saken og det blir brukt i forbindelse med saken.

Det skal også registreres med en gang - før det det går til behandling hos en saksbehandler. Dette gjelder også hastesaker, og journalføringen skal vanligvis skje i løpet av to til tre dager.

En ting er at dårlig journalføring og registrering gjør det vanskelig for journalister og oss andre å få se dokumenter. Men minst like alvorlig er det at kommunen selv ikke kan ha kontroll på dokumenter for sin egen del, hvis registreringen ikke blir gjort skikkelig.

Da kan kommunen ikke vite hva de har fått av dokumenter, eller hva de har gjort med dem og om de for eksempel har svart, og hva de har svart.

Rådmannen er ansvarlig

Det er også viktig å vite at rådmannen i kommunen har det virkelige ansvaret for at dette blir gjort riktig, selv om alle de ansatte som får og sender for eksempel brev og eposter i kommunen skal passe på at dette blir registrert.

Kommunepolitikerne har også en rolle i dette. De bør i det minste være interessert i at kommunen holder orden i eget hus og at den kan dokumentere hva som er gjort og at for eksempel politiske vedtak blir fulgt opp.

Vi i Arkivverket har mange eksempler på at det finnes gode rutiner og planer for registrering og journalføring, men at kommunens ledelse ikke har gitt tydelige signaler eller gått foran som gode eksempler på hvordan ting skal gjøres.

Det er også veldig vanlig at dette blir sett på som lite spennende og ikke spesielt viktig og dermed blir det gjerne brukt for lite ressurser på dette området.

Da sitter innbyggere, kommuner og journalister igjen med dårlig dokumentasjon - og en av bærebjelkene i lokaldemokratiet blir borte.